Alles digitaal op basis van 200 zaaktypen

Een zaaksysteem als centrale oplossing: in de gemeente Epe voeren ze een ‘xxllnc Zaken, tenzij…’-beleid. Op basis van zo’n 200 zaaktypen staan veel gemeentelijke processen in xxllnc Zaken. Dat scheelt niet alleen softwarelicenties, nog veel belangrijker is het dat de burger goed wordt bediend.

In 2014 besloot de gemeente Epe over te stappen op zaakgericht werken. De adviseur informatiemanagement was een enthousiaste aanhanger van deze nieuwe werkmethode, die in zijn ogen veel te bieden had op het gebied van transparantie naar de burger. Zaakgericht werken stond destijds nog in de kinderschoenen. Daarom was het bij de selectie van een zaaksysteemleverancier cruciaal dat die actief zou meedenken bij de implementatie.

Wat is het beste zaaksysteem voor de gemeente?

Er werd met een aantal leveranciers gesproken en xxllnc Zaken (toen bekend onder de naam Zaaksysteem.nl) kwam als beste uit de bus. Dat vertelt Petri van Ommen, functioneel beheerder bij de gemeente Epe. “Het was een nieuw bedrijf met heel veel mogelijkheden en – wat ook een voordeel was – de oprichter werkte bij een gemeente.”

Overstappen op zaakgericht werken was in die tijd nog echt pionieren. De gemeente Epe was een van de allereerste klanten van xxllnc Zaken. De oplossing moest vanaf nul worden gebouwd, gekoppeld en ingericht, en er was ook nog een deadline. De afspraak was dat de processen van het sociaal domein vóór 1 januari 2015 in het zaaksysteem zouden staan.

Alle processen in 1 systeem

Nadat we de eerste processen in het systeem hadden gebouwd, was het moment gekomen om de koppelingen te leggen. Over een periode van twee à drie jaar hebben we zo’n 200 zaaktypen stapsgewijs toegevoegd.

“Het was geen Big Bang,” aldus Petri. “We kwamen van alles tegen en hebben het ook weer opgelost, samen met Zaaksysteem.nl.” Het resultaat is in haar woorden ‘een dik ingericht zaaksysteem’. “We hebben toen gezegd: ‘Zaaksysteem, tenzij…” Veel processen die bij de gemeente spelen, worden door de oplossing mogelijk gemaakt, bijvoorbeeld:

• Het VTH-proces
• Het sociaal domein
• Bestuurlijke besluitvorming
• Archivering en vernietiging

De volgende uitdaging: de nieuwe manier van werken laten landen binnen de afdeling. Met onze trainingen hebben we daar een grote rol in gespeeld. Destijds heeft Epe afscheid kunnen nemen van een aantal back-officesystemen. Dat scheelt tal van softwarelicenties.

Voordelen voor inwoners

Maar nog groter is het voordeel voor inwoners en bedrijven. Die loggen in op hun Persoonlijke Internet Pagina (PIP) en daar vinden ze alle informatie die voor hen van belang is. Hoe staat het bijvoorbeeld met de vergunning om een boom om te hakken? En is de melding over straatmeubilair al behandeld? Epe was een van de eerste gemeenten die de PIP omarmden. ‘De transparantie naar de inwoner en bedrijven’ noemt Petri dan ook als belangrijkste reden voor de nieuwe manier van werken.